Partnerskapets arbeidsgrupper

Partnerskapet har to arbeidsgrupper som retter seg mot henholdsvis lokalt og nasjonalt nivå. Partnermøte vedtar opprettelsen av arbeidsgrupper for to år av gangen. Hver gruppe har ansvar for to av partnerskapets felles tiltak. Arbeidsgruppene har en definert leder, en økonomiansvarlig og en kommunikasjonsansvarlig.

Partnerorganisasjonene står ansvarlig for bemanning av arbeidsgruppene. Alle partnere skal være representert i minst én arbeidsgruppe og ha en vararepresentant i egen organisasjon som kan sikre representasjon ved forfall.

• Arbeidsgruppe nasjonale tiltak

Jobber med å fremme nasjonalt arbeid og sette mobbing på dagsorden nasjonalt. Ansvar for arbeid med partnerskapets tiltak Arendalsuka og World Anti-Bullying Forum

• Arbeidsgruppe lokale tiltak

Jobber med å sette mobbing på dagsorden og bidra til å utvikle kompetanse og samarbeid for å motvirke mobbing i lokalsamfunnet. Ansvar for partnerskapets tiltak Faglig Forum og Partnerkonferanser

Oversikt over arbeidsgruppene med kontaktinformasjon til arbeidsgruppedeltakerne ligger på partnerskapets hjemmesider under “for arbeidsgrupper”

Definerte roller i arbeidsgruppene

Arbeidsgruppene skal ha en definert leder, en økonomiansvarlig og en kommunikasjonsansvarlig som velges av arbeidsgruppen. Leder, økonomiansvarlig og kommunikasjonsansvarlig sitter i arbeidsgruppens virketid (to år). Ved kortere fravær stiller økonomiansvarlig eller kommunikasjonsansvarlig - i den rekkefølgen - som arbeidsgruppens leder. Ved lengre fravær velges ny leder for arbeidsgruppen.

• Leder: Leder for arbeidsgruppene har ansvar for organisering av arbeidsgruppen, herunder innkalling til arbeidsgruppemøter og igangsetting av arbeidsgruppens felles tiltak.

• Økonomiansvarlig: Økonomiansvarlig har ansvar for arbeidsgruppens budsjett, regnskap og rapportering i samarbeid med arbeidsgruppens øvrige medlemmer. Økonomiansvarlig er ansvarlig for at det føres referat fra arbeidsgruppemøtene.

• Kommunikasjonsansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig i arbeidsgruppene har, i samarbeid med arbeidsgruppen, ansvar for å utarbeide informasjon om de to felles tiltakene arbeidsgruppen står ansvarlig for. Dette kan innebære informasjon om tiltaket i forkant, underveis, og/eller i etterkant av gjennomføringen. Informasjonen sendes til sekretariatet som legger ut på partnerskapets hjemmeside, og videreformidler til partnerskapet. Partnerne legger selv ut informasjonen i sine kanaler.

Representasjon og arbeid i arbeidsgruppene

Deltakelse i arbeidsgrupper tar utgangspunkt i partnernes forpliktelser om å bygge på en gjensidig respekt og anerkjennelse av de ulike partnernes egenart, kompetanse og kapasitet, men også et ønske om å utfordre hverandre på nye tiltak og fremdrift i arbeidet mot mobbing. Arbeidsgruppene bestemmer selv hvordan de løser sine oppgaver og står fritt til å organisere undergrupper innrettet etter oppgavene som skal løses.

Arbeidsgruppemøter

Arbeidsgruppene skal møtes regelmessig, blant annet for å følge opp tiltak, økonomi og organisering. Det bør avholdes et oppstartsmøte på starten av året, et møte før hvert partnermøte [se møtedatoer i partnerkalenderen] og et møte på slutten av året for å rapportere på tiltak. Referater fra arbeidsgruppemøter sendes ut til hele arbeidsgruppa og sekretariatet i etterkant av møtet. Forslag til faste punkter på agendaen:

Oppstartsmøte

• Årshjul/plan for aktiviteten i arbeidsgruppa

• Budsjett/plan for disponering av arbeidsgruppas midler

Underveismøter

• Oppfølging av tiltak

• Søknader til partnerpotten

• Saker til partnermøte

• Saker til Arbeidsutvalget

Rapporteringsmøte

• Rapportering på grunnbevilgning og tiltak

• Regnskap for arbeidsgruppa

• innspill til budsjett og planer for neste år

Planleggingsverktøy for ledere

Det er utarbeidet felles planleggingsverktøy til bruk i arbeidsgruppene. Verktøyene er primært for ledere, men kan også brukes i fellesskap. Verktøyene er valgfrie, og kan brukes til å planlegge arbeidsgruppemøter og mellomarbeid i arbeidsgruppene. Datoer for partnermøter og frister finner dere i partnerkalenderen.

• Planleggingsverktøy i Excel

• Planleggingsverktøy i PowerPoint (visuell fremstilling)

• Mal for budsjett

• Partnerskapets mal for rapportering

• Mal for referat

Hjelp og støtte fra sekretariatet

Sekretariatet deltar i arbeidsgruppemøter og kan bidra med referatskriving. Dette forutsetter at hele sekretariatet settes på kopi i innkallinger.

Sekretariatet skal også bistå partnerne i arbeidet med å spre informasjon om arbeidet i arbeidsgruppene. For å holde oversikt og bidra til informasjonsflyt i partnerskapet, legger sekretariatet jevnlig ut aktiviteter i partnerkalenderen. Sekretariatet svarer også på spørsmål og sender ut relevant informasjon til arbeidsgruppene. Hvis du lurer på noe, bruk epostadressen post@partnerskapmotmobbing.no for å komme i kontakt med sekretariatet.