For arbeidsgruppene

Veileder for arbeidsgrupper

Arbeidsgrupper er ansvarlig for gjennomføring av partnerskapets felles tiltak

Partnermøtet vedtar opprettelsen av arbeidsgrupper etter behov. Alle arbeidsgrupper skal ha et tydelig mandat og en definert leder. Deltakelse i arbeidsgrupper er åpent for alle partnerne. Statlige aktører og aktuelle fagpersoner kan også inviteres inn. Gruppeledere inviteres til jevnlige møter med sekretariatet for å koordinere arbeidet på tvers av arbeidsgrupper.

Partnerskapets har vedtatt felles prinsipper for arbeidet i gruppene. I disse prinsippene fremgår det blant annet at hver gruppe har ansvar for to av partnerskapets felles tiltak, og hvordan arbeidsgruppene skal organiseres. Mer informasjon om hvert enkelt tiltak finner du i handlingsplanen.

I denne veilederen finner du praktiske tips og råd til deg som skal lede eller delta i en arbeidsgruppe. Du får blant annet tips til hvordan du kan gjennomføre arbeidsgruppemøter, verktøy for planlegging av aktiviteten i gruppa og informasjon om hva du kan få hjelp til av sekretariatet.

Oversikt over arbeidsgruppene med kontaktinformasjon til arbeidsgruppedeltakerne ligger på partnerskapets hjemmesider under “for arbeidsgrupper”.

Gjennomføring av arbeidsgruppemøter

Det anbefales at arbeidsgruppene gjennomfører regelmessige møter, blant annet for å følge opp tiltak, økonomi og organisering. Det bør avholdes et oppstartsmøte på starten av året, et møte før hvert partnermøte [se møtedatoer i partnerkalenderen] og et møte på slutten av året for å rapportere på tiltak.

Forslag til punkter på agendaen

Oppstartsmøte

• Valg av leder

• Valg av budsjettansvarlig

• Bemanning av gruppa

• Årshjul/plan for aktiviteten i arbeidsgruppa

• Budsjett/plan for disponering av arbeidsgruppas midler

Underveismøter

• Oppfølging av tiltak

• Søknader til Partnerpotten

• Saker til Partnermøte

• Saker til Gruppeledermøte

Rapporteringsmøte

• Rapportering på grunnbevilgning og tiltak

• Regnskap for arbeidsgruppa

• Innspill til budsjett og planer for neste år

Planleggingsverktøy for ledere

Det er utarbeidet felles planleggingsverktøy til bruk i arbeidsgruppene. Verktøyene er primært for ledere, men kan også brukes i fellesskap. Verktøyene er valgfrie, og kan brukes til å planlegge arbeidsgruppemøter og mellomarbeid i arbeidsgruppene. Datoer for partnermøter og frister finner dere i partnerkalenderen.

• Planleggingsverktøy i Excel

• Planleggingsverktøy i PowerPoint (visuell fremstilling)

• Mal for budsjett

Hjelp og støtte fra sekretariatet

Sekretariatets hovedoppgave er å lede og følge opp partnermøtet, og legge til rette for partnerskapets arbeid (se mer om sekretariatets rolle og oppgaver her). Dette innebærer blant annet å bidra til koordinering på tvers av arbeidsgrupper gjennom å kalle inn til gruppeledermøter. Sekretariatet kan også bistå med praktisk veiledning til gruppeledere og deltakelse i arbeidsgruppemøter etter behov og kapasitet.

For å holde oversikt og bidra til informasjonsflyt i partnerskapet, legger sekretariatet jevnlig ut aktiviteter i partnerkalenderen. Dette forutsetter at sekretariatet settes på kopi i innkallinger og referater fra arbeidsgruppemøtene. Sekretariatet svarer også på spørsmål og sender ut relevant informasjon til arbeidsgruppene. Hvis du lurer på noe, bruk epostadressen post@partnerskapmotmobbing.no for å komme i kontakt med sekretariatet.